Młodszy specjalista/młodsza specjalistka

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.

Siedziba Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych mieści się w Al. Jerozolimskich 181C, w budynku C kompleksu Adgar, który jest przystosowany do obsługi osób, które mają trudności w poruszaniu się. W budynku znajdują się windy, które umożliwiają dostęp do wszystkich pięter budynku, brak jest barier w postaci progów i wąskich drzwi. Na poziomie 0 w holu budynku znajduje się toaleta przystosowana dla osób niepełnosprawnych ruchowo.

Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem.

W budynku nie ma oznaczeń w alfabecie Brajla (poza oznaczeniami przycisków wind) ani oznaczeń kontrastowych lub w druku powiększonym dla osób niewidomych i słabowidzących.

Szczegółowe informacje na temat dostępności Urzędu dla osób z niepełnosprawnościami znajdują się w deklaracji dostępności.

Zakres zadań

• logistyczna obsługa szkoleń, konferencji i spotkań w zakresie administracyjno - technicznym poprzez koordynowanie właściwej realizacji procedury obsługi administracyjno-technicznej szkoleń, konferencji, spotkań; utrzymywanie kontaktów w sprawach organizacyjnych z potencjalnymi uczestnikami spotkań; utrzymywanie kontaktów z osobami stale współpracującymi z Urzędem, jak również nadzór i koordynowanie działań firm zewnętrznych uczestniczących w realizacji spotkań (firmy cateringowe, firmy zajmujące się tłumaczeniami itp.) w aspekcie technicznym, interaktywnym i finansowym;
• realizowanie zadań związanych z nabyciem i świadczeniem usług ubezpieczenia mienia (w tym samochodów służbowych);
• prowadzi sprawy związane z zapewnieniem obsługi poligraficznej Urzędu, właściwego oznakowania pomieszczeń (w tym tabliczek na drzwi) oraz zakupu, ewidencji i likwidacji wizytówek, pieczątek oraz innych materiałów poligraficznych wykonywanych na potrzeby Urzędu;
• projektowanie wyposażenia, planowanie zakupów dotyczących zagospodarowania sal konferencyjnych oraz sprzętów niezbędnych do realizacji spotkań w celu zapewnienia właściwego poziomu organizowanych spotkań. Ustalanie potrzeb oraz planowanie środków finansowych, a także monitorowanie ich wykorzystania w zakresie realizowanych zadań
• kompleksowa obsługa spotkań w zakresie realizacji cateringu wewnętrznego w ramach dostępnych środków (rozstawienie sprzętów oraz środków spożywczych zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem, utrzymanie w czystości sprzętów i wyposażenia, które zostało użyte podczas spotkań, konferencji) oraz kontrola stanu środków potrzebnych do obsługi spotkań w ramach cateringu wewnętrznego (zgłaszanie zapotrzebowania, kontrola przydatności do spożycia, itp.)
• przygotowuje kwartalne sprawozdania z zakresu spraw realizowanych przez Biuro Administracyjno–Gospodarcze;
• realizowanie zadań związanych z nabyciem abonamentu oraz użytkowaniem odbiorników telewizyjnych i radiowych, będących własnością Urzędu;

Wymagania niezbędne

• znajomość procedur obowiązujących w administracji publicznej;
• podstawowa znajomość Prawa zamówień publicznych;
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
• umiejętność analizowania, planowania, organizowania i monitorowania podejmowanych działań;
• umiejętność koordynowania wielu zadań i wykonawców;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• umiejętność pracy w zespole oraz asertywność;
• odporność na stres;
• umiejętność biegłej obsługi komputera oraz urządzeń biurowych;
• dobra komunikacja oraz znajomość technik negocjacyjnych;
• Orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych albo oświadczenie o wyrażeniu zgody na skierowanie na przeprowadzenie takiego badania;
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dn.18.10.2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treścitych dokumentów - NIE DOTYCZY kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość przepisów BHP